Existe una frase muy famosa atribuida a William Thomson que dice que “lo que no se mide no se puede mejorar”. A la hora de crear un emprendimiento, es común que las actividades se lleven a cabo sin tener una estructura lógica; es decir, se hace lo que se necesita en el momento, sin ninguna planeación previa. Además, estas actividades no suelen tener un control temporal, como cuánto es el tiempo mínimo o máximo que se puede durar en ellas.
Esto puede afectar el buen desempeño del emprendimiento, ya que se corre el riesgo de no cumplir con ciertas expectativas de nuestros clientes. Por ejemplo, si alguien se dedica a vender un producto por encargo, necesita saber cuánto tiempo va a tener que invertir para poder entregárselo a su cliente, y que este tenga claro ese tiempo desde que hace su pedido.
Para ello, se puede recurrir a hacer estudios de tiempos en las actividades más repetitivas, que suelen corresponder a la producción del producto o servicio entregado por el emprendimiento. Pero, ¿qué necesito para hacer un estudio de tiempos?
- Dividir el proceso en actividades más pequeñas que se deban hacer para completarlo.
- A la hora de realizar el proceso, medir el tiempo exacto que toma hacer cada una de las actividades.
- Registrar el tiempo medido por actividad (se suele recomendar hacerlo en hojas de cálculo, como excel o google sheets, aunque también existen aplicaciones de celular diseñadas tanto para medir como para registrar).
Teniendo estas mediciones, se puede calcular el tiempo promedio que se tarda haciendo cada actividad y el proceso completo como tal. De esta forma, es posible darle a nuestros clientes un tiempo aproximado de cuánto tardará en recibir el producto o servicio esperado.
Llevar este registro nos facilita hacer una mejora continua del proceso, ya que nos permite visualizar desperdicios de tiempo, además de definir cuál es la actividad “cuello de botella” que hace que nuestro proceso tarde más en terminar. Al identificarla, se pueden buscar alternativas para poder acortar su tiempo de duración y así reducir el tiempo de espera final.
Entérese de nuestros precios y servicios en nuestros espacios de coworking en Barrio Escalante y Barrio La California, en San José, Costa Rica.
